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e-Success 「e-文書法」での利用

e-文書モードについて

『e-Success』では、知財文書や建築図面などの電子文書の管理に適した「e-文書モード」での利用も可能です。
これらの電子文書を『e-Success』で管理することで、企業活動の根幹を支える機密文書や知財文書を安全に保管して運用することができます。

「e-文書モード」はシステム導入時に利用モードを「e-文書モード」に設定することで、知財文書などの管理運用に適したモードで動作します。

例.
特許や意匠など知的財産にかかわる文書に、タイムスタンプを付与することで、ある時点で既にその特許などに関わる文書が存在していたことを証明(存在証明)したり、その文書を保存後に改ざんされていないことを証明(非改ざん証明)することができます。

※「e-文書モード」ではタイムスタンプを『e-Success』のクライアントアプリで付与します。書類の登録処理時に自動で行われます。

「e-文書法」とは

「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」が「e-文書法」の正式名称

(目的)
第一条 この法律は、法令の規定により民間事業者等が行う書面の保存等に関し、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法(以下「電磁的方法」という。)により行うことができるようにするための共通する事項を定めることにより、電磁的方法による情報処理の促進を図るとともに、書面の保存等に係る負担の軽減等を通じて国民の利便性の向上を図り、もって国民生活の向上及び国民経済の健全な発展に寄与することを目的とする。

「e-文書法」の全文

「e-文書法」導入のメリット
  1. 各省庁で紙の書面で保存が規定されているものがPDF等の電子ファイルで保存が認められる
  2. PDF等の電子ファイルなので検索が瞬時に行える
  3. 検索結果を即時に回付できる
  4. PDF等の電子ファイルの存在証明や改ざん検出、否認防止などの「真正性」が担保される
「e-文書法」に求められる「電子化文書の法的証拠能力強化要件」について
  1. 真正性の確保
    電子化文書の、故意又は過失による虚偽入力、書換え、消去及び混同を未然に防止し、か つ、改ざん等の事実の有無が検証できること。
  2. 保存性の確保
    保存期間内において復元可能な状態で電子化文書を保存すること。
  3. 機密性の確保
    電子化文書へのアクセスを制限することや、アクセス履歴を記録すること等により、アクセスを許されない者からのアクセスを防止し、電子化文書の盗難、漏えい、盗み見等を未 然に防止する形態で、保存・管理されること。
  4. 見読性の確保
    電子化文書の内容が必要に応じ電子計算機その他の機器を用いて直ちに表示できるよう 措置されること。
  5. 検索性の確保
    検索することのできる機能を有すること。
タイムスタンプの役割
タイムスタンプとは: 対象となる電子データに対して日時情報を付与しその時点での電子 データの存在証明と非改ざん証明を行う仕組み。国税関係書類につい ては、 財団法人 日本データ通信協会に認定されたタイムスタンプ局 が発行する時刻認証であることを義務付けている。
電子証明書と電子署名の役割
電子署名とは: 紙文書に対する署名や押印に代わるもので、電子化文書及び電子文書 の改ざん検知を可能にし, 誰が作成した文書であるかを証明する技 術。電子署名法(電子署名及び認証業務に関する法律)に基づく実印 に相当するレベルのものから、 比較的手軽に使える認印や職印に相当 するものがある。電子署名法に基づく電子署名は否認防止の機能があり、 「電子署名が電磁的記録に行われているときは、真性に成立した ものと推定される。」としている。 <電子署名法>電磁的記録に記録することができる情報について行わ れる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。 一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。 二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認するこ とができるものであること。

「e-文書法」で『e-Scuccess』利用する導入検討フロー

  1. 対象の書類の関係法令を調べる
  2. 1 の関係法令に係るガイドラインを調べる
  3. 『e-Success』の体験版※をダウンロードする
  4. 『e-Success』の「e-文書モード」で使ってみる
  5. 体験版の1カ月無料体験期間で、評価を完了させる
  6. 『e-Success』の購入検討エディションを選択し、正式見積もりを入手する
  7. 予算取り後に、正式注文する

※『e-Success』の体験版は、お客様がお手持ちのパソコンでご利用いただけます。
※なお、帝国データバンク社製の電子証明書(12,000円で2年間利用回数に関わりなく利用可能なもの)を、事前にご手配ください。
※上記、手配に係るURLは、こちらをご覧ください。 ⇒ https://www.tdb.co.jp/lineup/ec/class2.html

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