展示会出展申込書の Web 入力とオンデマンド自動組版システム（日本経済新聞社様）

概要

日本経済新聞社主催の展示会「エコプロダクツ」では、出展者情報をインターネットを通じて出展者自身がWebの入力フォームから直接入力し、XMLデータベース(Cyber Luxeon)に蓄積されたデータを公式ホームページで検索・公開するシステムを2002年より開始しました。
また、入力されたXMLデータは、展示会期間中に配布されるガイドブックの出展者情報に使用することでワンソース・マルチユースを実現し、Web上でデータ入力から校正までを行うシステムとして運用してきました。
以上の経緯を踏まえて、これまで書面により管理されていた出展申込書もWeb入力システムによるXMLデータベース化することで、申込状況がリアルタイムで管理できるばかりでなく、申込時に入力される基本情報から出展内容の詳細情報までを一元的に管理することが可能となりました。
また、XSL Fotmatterで出展申込書をオンデマンドで組版・印刷することにより、従来通りの書面での管理とも両立させることが可能になりました。

運用

1. 出展申込入力フォームサイトの告知
   例年500社以上が出展するため、展示会出展説明会及び出展案内書類にて「出展申し込みフォーム」のURLを告知し、Webからの入力を奨励する。出展情報のWeb入力では3年の実績があるため、出展者の抵抗は少ない。
2. 出展申込データの入力
   書面での申込と同様に「出展に関する規約」に同意のうえで「出展申し込みフォーム」に必要情報を入力し、申し込み内容をプレビュー画面により確認の後に「出展登録」をする。
3. 出展申込書の出力
   登録終了後の画面から出展申込書のPDF出力ができるようになっており、出展申込書に社印・出展責任者印を捺印し事務局へ郵送する。正式にはこの申込書の受領をもって申し込みの完了となる。 インターネットを介してデータベースサーバ内のXSL FormatterからPDFを生成する。
4. 申込確認メールの通知
   登録と同時に、登録された担当者のメールアドレス宛に折り返し確認メールが送付され、同様の内容のメールが運営管理者宛てにも送信され、申込が発生したことが通知される。なお、メールアドレスをの誤記により確認メールが配信されなかった場合は、不達通知が運営管理者宛てに通知される。
5. 申込データの管理
   運営管理者は、申込データの検索・更新、PDFの出力が可能な「管理画面」にて申込状況の把握とデータの管理を行う。

入力画面と出展申込書PDFサンプル

Formatterを選定した理由

出展申込書を電子化する利点を認めつつも、書面での管理を前提とするために二の足を踏んでいたデータベース化は、XSL Formatterサーバ版の採用により、入力データをユーザーサイドでリアルタイムで容易に高品質の印刷物を組版・印刷が可能になったため、従来通りの書面での管理とも両立させることができました。
XSL Formatterの組版品質の高さと組版生成速度については既に他案件で立証済みであったため、当初よりXSL Formatterサーバ版の採用を前提としておりました。