電子メールは、文字だけのやりとりでは不便なことも多く、最近では絵や写真を使用して表現力豊かなメールを交換するためにHTMLメールを使用する方が増えています。
　HTMLメールは、マイクロソフト社のメールソフト「アウトルックエクスプレス」で既定のメール形式に設定されているので、このメールソフトを使う人が知らないうちにHTML形式でメールのやりとりをしている場合もあるようです。

　しかし、「アウトルックエクスプレス」以外のメールソフトでは、HTMLメールに対応していないものもあり、誰もがこのメール形式を開いて見られるとは限りません。
　最近では、ウィルスの感染ルートとしてHTMLメールが使われることが多いので、意図的にHTMLメールを閲覧できないようにしたり、HTMLメールでの送信をお断りする人もあるようです。
　また、Wordや一太郎などお馴染みのワープロで作成した文書形式のファイルも、受け取った人がWordや一太郎をパソコンにインストールしているのでなければ、簡単に見ることができないというデメリットがあります。
　多くの人にメールでファイルを送付することを考えた場合、ローコストで、誰でも同じように見ることができるものでないと、受け取った人から不親切な印象を持たれてしまうのではないでしょうか？　

　PDF（Portable Document Format） は、ワープロなどで作った文書の印刷イメージをそっくりそのまま保存して、メールで送ったり、簡単に開いたりすることができる、優れたファイル形式です。
　PDFを表示するためのソフトウェア（Adobe Reader）を、誰でも無償でインターネット上からダウンロードして使用することができるのも大きな特長です。
　また、PDFはWindowsパソコンに限らず、アップル社のMacintosh上でもまったく同じように表示することができますので、PDFを受け取った人は、誰でも同じようにファイルの中身を確認することができます。　

　このように、PDFは、HTMLメールやWord文書を添付したときのように相手先の環境を心配する必要がないため、最近では、インターネット上で利用できる標準的なファイル形式として多くの人が使用するようになってきています。
　多くの人にメールを送ることを考えた場合、相手先の方が安心して受け取ることのできるPDFを積極的に利用してみてはいかがでしょうか？

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２．PDFには、読み込み制限の他にいくつも安全のためのセキュリティを付加できます。 　PDF には、ファイルを開く際にパスワードを入力しないと内容が見られないように制限を設けることができます。 　また、それ以外に、ファイルの内容を他の人が変更したり、印刷して配布したりすることができないように制限をつけることもできます。 　これらは、メールに添付して相手先に送った大切な文書の内容が不正に利用されたり、不特定多数の人に内容を知られたりしないようにするための機能として有効です。 　同報メール配信ソフト「easyMessenger@Mail」では、PDFを作成する際に以下のような制限を設けることができます（PDFを受け取った人は、パスワードを知らないと制限を解除することができません）。 読み込みができないようにする。 印刷ができないようにする。 内容をコピーしたり、文字部分を抜き出したりすることができないようにする。 内容を変更できないようにする。 　これらの機能を組み合わせてうまく使えば、複数の人に対しても安全にドキュメントの配布を行うことができます。 ページの先頭に戻る

　同じメールを複数の人に送る場合、添付ファイルも送る人の数だけ必要になります。１通毎の添付ファイルのサイズが大きければ、それだけメールの送信・受信に時間がかかるようになります。
　使用しているメールサーバに大きな負担をかけたり、受け取った相手に不快感を与えたりしないように、たとえ親しい人とメールをやりとりする場合でも、添付ファイル数はできるだけ少なくして、サイズも小さくする配慮が必要となるでしょう。

　同報メール配信ソフト「easyMessenger@Mail」では、PDF を作成する際に　元の文書の内容を圧縮しますので、元の文書をそのまま送る場合と比べて、たいていの場合サイズを小さくできます（圧縮される割合は元の文書の内容に依存します）。
　また、PDF の中にフォントを埋め込まない設定を選択できますので、見た目を重視する必要がない文書などでは、更にサイズを小さくすることも可能です。

　添付ファイルを送る際に、相手先で受け取れるファイルの種類やサイズなどを確認することは当然ですが、その範囲内であってもできるだけ負荷の少ないファイルとすることを心がけたいものです。
　

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