A. 同報メールに対応したソフトでは、通常のメールソフトではできない便利な機能が利用できます。
別々の相手先に対して同じ内容のメールを送る場合、もっとも簡単な方法は、メールの宛先に[cc:](カーボンコピー)機能を使って送ることです。
[cc:]を使用したメールを受け取ると、相手先では、同時に送った人のアドレスがはっきり確認できますので、同じ内容を複数の人で確認しあうには、最適な使い方です。
しかし、送った相手先に他の人のアドレスを知られたくない場合があります。仲間うちの話しをこっそり別の友人にも耳打ちしたい、というような時ですね。
このような場合には[bcc:](ブラインドカーボンコピー)機能といって、送った相手先の人以外にはメールアドレスを見られなくする方法を使うことができます。
数人の親しい友人や、仲間同士ではこのようなメールの方法で構いませんが、送りたい相手が何十人もいたり、相手先がお客様や目上の人であった場合には、[cc:]で宛先が延々とつながっていたり、[bcc:]でメールが送られてくるのは、相手先に必ずしも良い印象を与えないのではないでしょうか?
このような時に、同報メールの送信機能に特化したソフトウェアを使うと、以下のようなメリットがあります。
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相手先では、[to:]欄に自分のメールアドレスだけが設定されたメールを受け取ることができます。 |
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同じメールの内容でも、相手先に応じた語句やコメントを挿入して送ることができます。例えば、相手の名前を「さん」、「様」、「御中」などと敬称を変えて入れたり、ちょっとした季節の挨拶やお礼の言葉を任意の人だけに添えて出すといったことができます。 |
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たいていの同報メール配信ソフトでは、宛先をグループで管理する機能があります。同じ宛先に何回も出すことがある場合には、宛先毎にグループやファイルを分けておけば、送信する際に手間がかかりません。 |
メールは、今やコミュニケーションツールとして、なくてはならないものとなっています。それだけに、TPOに応じた使い方を心がけて、マナー違反で相手に失礼なことがないように配慮することが大切です。
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