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PDFの作り方
~PDFってどうやって作るの?~

更新日: 2020/05/12

PDFがなぜ必要なのか

スマホが登場してから、パソコンを使えない新入社員が増えたという話をよく聞きます。会社に入って、仕事の必要から、はじめてパソコンに触れたりする方も多いのでしょう。日本のビジネス社会では文書は書面で配布されることが多いので、会社に入れば直ぐに「PDF」(ピーディーエフ)というものに出くわすでしょう。そんなことで「PDF資料室」でも、「PDFとはなんですか?」というWebページが人気コンテンツとなっています。まだお読みでない方は、参考にしていただければと思います。

PDFとはなんですか? PDFにするとどんなメリットがありますか?
http://www.antenna.co.jp/pdf/reference/PDFWhat.html

さて、ここでは主にパソコン初心者の方を対象にPDFの作り方について説明してみましょう。

「PDFは電子の紙」です。1980年代までのビジネス社会では白紙に鉛筆やペンで文字を書いて書類を作りました。しかし、いまは紙の書類を作るときもいきなり紙には書かず、パソコンのアプリケーションで編集して、形を整えます。書面を作るときはワープロで文章を書き、形を整えてから紙に印刷するでしょう。帳票や統計表などは表計算でデータを入力し、レイアウトの見栄えを整えてから紙に印刷するでしょう。電子メールやブラウザなどで表示した画面を印刷することもあるでしょう。ワープロといえばMicrosoft Wordが圧倒的に多くの人に使われています。一太郎を使っている人もいるかもしれません。表計算ではMicrosoft Excel、プレゼンテーションではMicrosoft PowerPointがポピュラーです。PDFはこうしたアプリケーションで作ったデータを紙に印刷して配布する代わりに使われます。

PDFプリンタードライバー

Windowsパソコン向けのプリンターは様々なプリンターメーカーから発売されています。Windows上で動くアプリケーションで作成した電子文書を紙に印刷するときは、アプリケーションの「印刷」メニューで、パソコンに接続しているプリンター(プリンタードライバー)を選んで「印刷」を実行します。

アプリケーションで紙へのプリンターを選ぶ画面
アプリケーションで紙へのプリンターを選ぶ画面

アプリケーションの編集・表示画面からPDFを出力するには、この「印刷」メニューで、紙のプリンター(プリンタードライバー)を選ぶ代わりにPDF作成ソフト(PDF仮想プリンタードライバー)を選んで、「印刷」を実行し、できたPDFファイルを保存します。

アンテナハウスではPDF仮想プリンタードライバーとして「Antenna House PDF Driver」を用意しています。最新版(2020年5月現在)はバージョン7.5です。本製品は、システム・コンポーネント製品(AntennaHouse PDF Driver)として単独販売もしていますが、デスクトップ製品の『瞬簡PDF 作成』『瞬簡PDF 編集』などにも同梱されています。

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アプリケーションで、アンテナハウスPDFドライバーを選ぶ画面

Windows 10のMicrosoft Print to PDF

PDFが登場してから10年くらいは、PDF プリンタードライバーの値段は数万円以上していました。しかし、2004年頃から価格が安くなりました。最近では数千円で入手できます。また、無料のものもいろいろあります。さらに、Windows 10にはMicrosoft Print to PDFというPDFプリンタードライバーが標準で付属しています。

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Windows 10に付属するMicrosoft Print to PDFを選ぶ画面

Microsoft Print to PDFは、登場したばかりのためか、基本的なPDFを作るということに留まっています。つまりPDF仮想プリンタードライバーMicrosoft Print to PDFはまだ原始的な段階と言えます。

参考資料:open_in_new
Windows 10 の PDF 作成機能

市販のPDFプリンタードライバーはひと味違う

PDFは非常に多くの機能が備わっています。PDF プリンタードライバー製品では、PDFにいろいろな機能を設定したり、PDFを作る際にカラー画像をモノクロ画像に変換したりできます。PDFを作るときにどんな設定ができるかは、次にあげるアンテナハウスのブログに掲載されているPDF設定例の記事を参考にしてください。


参考資料: open_in_new

名前を付けて保存でPDFを作成

Microsoft Office 2007から Word、Excel、PowerPoint では、「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」でファイル形式に「PDF」を選択するとPDFファイルを作成できるようになっています。

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Wordの名前を付けて保存でPDFを選択する画面

一般のユーザー向けのアプリケーションで、「名前を付けて保存」からPDF形式で保存できるアプリケーションは、あまり多くありません。

ちなみに、InDesignなどのDTP(デスクトップパブリッシング)ソフトでは昔から「名前を付けて保存」でPDF保存ができました。DTPソフトは印刷版下のデザイナーなどが使う専門的なアプリケーションです。PDFは印刷用の版下のデータとして使うことから誕生してきたという技術的な歴史をもつためです。PDFがビジネスの世界で普及してきたのは、印刷業界よりも少し遅くなっています。

PDF作成アドイン

主要なPDF プリンタードライバーはMicrosoft WordなどのOffice製品にインストールするとWordの画面にアドインメニューを登録します。そして、アドインのボタンをクリックしてPDFを作成できる機能を用意しています。アドインボタンには、(1)PDFに変換(作成)するボタン、(2)どのようなPDFに出力するか、その詳細を決めるPDF設定ボタンという、大きく2つの種類があります。

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「瞬簡PDF 作成」のWordアドインの画面

アドインを使うメリット

「印刷」メニューからPDFプリンタードライバーを選択してPDFを作るときは、アプリケーションが紙に印刷する情報のみを使ってPDFファイルを作成しなければなりません。しかし、アドインボタン(PDF設定)を使うと、アドインとアプリケーションが対話しながらPDFを作成できます。そこで、印刷情報のみではできない、しおりやリンクなどが設定できるようになります。

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「瞬簡PDF 作成」PDF設定アドインの設定内容

設定できる項目については次の表をご参照ください。

Antenna House PDF Driver Officeアドイン(PDF設定)でできること
項目
Word
Excel
PowerPoint
元のファイルを添付する
しおりを出力する
リンクを出力する
コメントをノート注釈にする
相互参照と目次をリンクに変換する
脚注をリンクに変換する
ワークブック全体を変更する
元文書の文書情報を使用する

※Word のみ、「しおりの設定」にてしおりに出力できる内容を詳細に設定できます。Excelはシート名が、PowerPointでは各スライドのタイトルがしおりに変換されます。

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参考資料 PDF資料室
「さまざまなPDFの作成技術の概観」(もっと詳しく知りたい中級者向け)
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