【教育・大学・研究】面倒だった申請用紙への記入にとても便利

大学の教育や研究では、様々な申請や届出の業務が発生します。
本業以外のそうした事務作業に費やする時間は相当なもの。PDFになっている申請用紙も数多くあり、定型用紙への書き込みに『書けまっせPDF』が活躍しています。

『書けまっせPDF』導入の背景

増える事務作業、求められる事務の効率化

大学では研究や教育の実務で様々な業務が発生します。日本では教育・研究機関のほぼすべてにおいて、慢性的な人手不足、予算不足が言われています。なかでも、補助的支援の少ない大学の研究室で発生するさまざまな様式への記入といった事務作業は、本業へのしわ寄せにもつながるもので、事務の効率化が命題となっています。

近年は、競争的施策・予算配分などから、たとえば文部省の科学研究費補助金（科研費）の申請でも、件数や内容の充実といったことが評価の対象になっています。申請のために事務作業自体を増やさなければならず、負担増の一因になっているといわれます。

研究活動そのものや付帯的なものも含めて、記入する様式の多くが紙によるもので、PDFで配布されているものや郵便で送られてくるものも数多いとのことです。

利用方法と結果

『書けまっせPDF』で効率よく用紙に記入

お茶の水女子大学の中村准教授（文教育学部）は、こうした事務の効率アップを『書けまっせPDF』で実現しようとしています。
大学の研究室にお邪魔して、実際に記入された用紙を見せていただきました。

海外の協議会への申請用紙や航空会社への申請フォーム、研究助成の申請書など、これまでは手書きで行っていた用紙への記入が、きれいな活字で印刷されています。
PFUのスナップスキャンがあるので、これを使って紙の用紙をPDFにして、記入することも多いそうです。

「Wordなどで公開されている用紙もあるが、形が崩れたり、好きな位置に記入することができないなど、『書けまっせ!!』で書いたほうが簡単なこともある」とのこと。

『書けまっせPDF』を使う前は、もっと安い類似製品を使っていたそうです。他大学の教授から『書けまっせPDF』を勧められ、今年の2月に生協で購入。「ずっと使いやすいですね」とお褒めの言葉をいただきました。

お話を伺いながら、毎年同じ内容のものを繰り返し使え、元の用紙の差し替えも可能という説明や、クレジットカードの枠などに番号をピタリと配置できる桁割り機能など、『書けまっせPDF』の機能をご紹介したところ、先生自らメモを取り、「次はぜひ使ってみたい」と感想を述べられました。

更なる改良に期待

研究対象がアジアの国々ということもあり、アジア各国の言語で記入できればいいとのご意見をいただきました。今後の製品開発の参考にさせていただきます。

取材先

お茶の水女子大学　中村美奈子研究室