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PDFとはなんですか?
PDFにするとどんなメリットがありますか?

更新日: 2016/01/22

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サマリー

PDFは広く一般に使われている電子ファイルですが、いざPDFを作ろうとしたり、仕事で使おうとすると、PDFとは何かといった基本的な知識が必要になることがあります。

このページでは、PDFとは何かという素朴な疑問に、分かりやすく答えてみました。PDFの作成や閲覧の方法、技術的に少し突っ込んだPDFの効用なども短くまとめています。

PDFとは印刷ページと同じ状態を保存するファイル形式の名前

PDFは情報の配布・交換・蓄積を電子的に行なうために用いられます。

PDFは紙に印刷するのと同じ状態のページのイメージを保存するためのファイル形式の名前で、Portable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)の頭文字を取ったものです。

紙の上に印刷して表現される文書のデザインやレイアウトなど、PDFが誕生するまでは紙に印刷して交換していた情報を、PDF形式はほぼそのまま表現できます。PDFは印刷文化を継承する電子的な紙といえるでしょう。

PDFは仮想のプリンター(PDFプリンタードライバーともいいます)を使ってアプリケーションの印刷機能から作成する方法が普及しています。作成されるPDFには印刷したのとほぼ同じイメージが保存されます。

PDFを受け取ったときは、PDFリーダー(PDFを表示できるビューアー)を使って表示・印刷します。

PDF作成、配布と閲覧

マイクロソフトのOfficeなどで作成した文書などをPDFに変換し、電子メールで送ったり、Webページで配布します。閲覧にはPDFリーダーを使います。(次の図を参照)

PDFを作成するソフトウェアは、印刷専門家向けの高度なものから一般のオフィスソフト用、サーバーで自動作成するものまで様々な種類があります。例えば、アンテナハウスの「瞬簡PDF 作成 7」はPDF作成用のプリンタードライバーを使ってアプリケーションからPDFを自動的に作成するためのツールをセットにしたものです。

PDFを受け取ったときにPDFを閲覧するためのソフトウェアがPDFリーダーです。PDFリーダーはPDFを可視化して画面への表示や印刷ができます。Windowsなど主要な環境ではPDFリーダーとしてアドビのAdobe Readerが無償で配布されています。携帯電話やスマートフォン用のAdobe Readerも提供されており、ほぼすべての携帯端末でPDFを閲覧できます。

PDFリーダーはアドビ以外の会社からも提供されています。例えば、アンテナハウスの「瞬簡PDF 編集 6」「瞬簡PDF 書けまっせ 6」ではPDFの閲覧や印刷ができます。

最新のWindowsやMacでは、特別なPDFリーダーを導入しなくても、標準機能だけでPDFの表示ができるようになっています。FirefoxやChromeといったWebブラウザもPDFリーダー機能を独自に備えています。

PDFの誕生と普及の経緯

PDFは印刷のための技術であるページ記述言語PostScript(ポストスクリプト)をベースとして開発されました。PostScriptは制作者がレイアウト済みの印刷用データを印刷会社に渡すためのもので、情報を交換する用途には向いていません。

それに対しPDFは、印刷物と同じ高品質な情報を持つと同時に、情報交換の用途のためのリンク、しおり、注釈やフォームなどの様々な機能が追加できます。

PDFの利用が始まった当初は、PDFを作成するソフトウェアは有償で比較的高価でした。その後、PDFを作成するソフトウェアの価格が安価になり、また、無償のPDF作成ソフトも多く出回るようになり、一般のユーザーもワープロや表計算ソフトで作成した文書を手軽にPDFにして、Webページや電子メールで受け渡しができるようになりました。

PDFを表示するソフトウェアは前述のように無償で配布されています。おかげで、印刷物と同じ高品質なレイアウトをもつ情報を不特定多数に配布できるようになりました。

PDFとHTML

現在、PDFと並ぶもう一つの有力な情報伝達形式は、Webページを作成する言語であるHTML(ハイパーテキストマークアップランゲージ(Hyper Text Markup Language)の略)でしょう。

HTMLの目的は、コンピュータの画面上に情報を表示しながら、分散した情報の迅速なナビゲートに主眼が置かれています。画面は大きさや縦横比、解像度が様々なため、HTMLだけではレイアウト再現性をありません。ブラウザは表示するウインドウの大きさに併せてHTMLを整形しており、HTMLのページをプリンタで印刷しようとすると綺麗にレイアウトできないケースもあります。

HTMLとPDFは生まれや育ちが全く異なっており、これらをどのように統合するか、あるいは使い分けるかが、電子的な情報交換における課題といえるでしょう。

PDFの効用は、紙を使う情報交換を上回る

PDFを使うと、従来、紙を使って行っていた情報の伝達・管理を電子ファイルへ置き換えられます。電子ファイルにより、情報の伝達、保管・管理のコスト削減、検索の効率化、情報交換に要する時間の節約など大きな経済効果が見込まれます。

PDFの最大の特徴は紙に代わる電子ファイルであることです。つまり、紙のように印刷という形で情報を固定化し、その固定化された情報の受け渡しを電子ファイルで実現します。

それに対して、HTMLは情報の固定化を想定していないので、ある瞬間の状態を固定化して保存するには不向きです。例えば、Webページで何かを注文した時、その注文した記録を保存しておくためには、HTMLのままではなく、PDFにして保存するのがより適しています。

アプリケーション独立性

電子的なファイルを作成するには、その用途に応じたアプリケーション(ソフトウエア)を使用します。作成されたファイルはアプリケーション独自の形式になっており、そのファイルを第三者が閲覧するには、作成したアプリケーションまたは専用の閲覧ソフトウエアが必要です。例えば、マイクロソフトのOfficeで作成した電子ファイルを配布すれば、それを作成したOfficeと互換性を持つアプリケーションがないとファイルの閲覧ができません。しかし、OfficeのファイルをPDFにして渡せば、受け手はPDFリーダーがあれば閲覧ができます。

環境独立性

通常、パソコン上の電子ファイルは作成した環境に依存してしまいます。例えば、文字を表示するには、その電子ファイルを作成した環境にあるフォントを利用します。同じ電子ファイルを別のパソコンで見たときに、同じフォントが使えなければフォントが変わってしまいます。フォントが変わると可視化したときの結果が変わってしまい、レイアウトが変わったり、酷い時は文字化けなど文字として認識できなくなります。

これらを防ぐために、PDFを作成する時にフォント情報をPDFに埋め込み、受け手の環境に同一のフォントがなくてもレイアウトの崩れや文字化けを起こさない仕組みが用意されています。

PDFのセキュリティー設定

PDFには暗号化などの技術を活用したセキュリティー上の振舞を設定できます。

例えば、上述の注文記録を保管するという場合、注文を受けた記録をPDFに作成する際、そのPDFを受領者が変更できないようにセキュリティーを設定しておくとよいでしょう。

PDFのセキュリティー設定では、PDFを特定の受け手にしか見せないようにする閲覧制限や、意図しない変更・利用をされないよう、PDF内の情報の取り出しや編集の禁止などが設定可能です。

セキュリティーの制限解除の方法はパスワードが一般的ですが、電子証明書を使うなど高度な方法も利用できます。

PDFの改竄(かいざん)検出・証拠性の向上

PDFに電子署名を施せば、PDFが改竄された場合にその検出ができます。紙を使う場合は、紙の経年変化、インクのしみ、筆跡などを頼りに科学的な鑑定で改竄を検出しますが、PDFの電子署名を使えば、コンピュータによるデジタル処理で改竄検出が可能です。

電子署名では、署名で使用した電子証明書によって署名者を特定できます。改竄検出とあいまって、紙の捺印と比較しても、勝るとも劣らない証拠性をPDFに付与できます。

PDFは情報の収集にも使える

PDFは配布用の形式として受け止められがちですが、適切なツールを使えば、これに注釈をつけたり、文字を変更したり(タッチアップ)、文字や図形の追加などができます。PDFは情報の配布だけでなく、注釈などの書き込み機能を利用した意見の集約などにも使えます。

PDFに情報を追加できる機能を使えば、従来、紙やファックスを使ったやり取りを電子ファイルだけで実現できます。

お問い合わせは

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