データの差込処理
作成した差込フィールド及び差込テーブルへのデータの差込処理は、ExcelのファイルやCSVファイルを読み込む方法と、Excelの画面上でセルをコピーして、直接書けまっせPDFに貼り付ける方法があります。
Excelからの貼り付け
Excelからデータを直接貼り込むには次のように操作します。
- 書けまっせで、差込フィールドまたは差込テーブルを作成しておきます。
- Excelを起動して差し込みたいファイルを開きます。
- 差し込みしたいセル範囲を選択し、コピーします。
- 書けまっせに戻り、「ホーム」リボンの「編集」グループにある「貼り付け」をクリックします。
Excelのデータが差込フィールド及び差込テーブルに差し込まれます。
ファイルの読み込み
ExcelのファイルやCSVファイルを読み込むには次のように操作します。
- 書けまっせで、差込フィールドまたは差込テーブルを作成しておきます。
- 「差込」リボンの「データソース」グループにある「差込データ読み込み」をクリックします。
枠内をクリックしたときは、ファイルパスを直接入力できます。
- 枠右端のフォルダーを開くシンボルをクリックすると、データファイルの選択ダイアログが出るので、ファイルを選択してし、［ 開く ］ボタンをクリックします。
- 「データソース」ダイアログが出ます。データとして使用するシートの選択やデータの確認を行うことができます。
- ワークシートが複数ある場合は、ワークシートをタブをクリックして選択してください。
- 「開始」と「終了」で差し込むデータの範囲を指定できます。
- [ 適用 ] ボタンをクリックすると、書けまっせの差込フィールド及び差込テーブルに差込データが反映されるので、差込結果を確認できます。
- [ OK ] ボタンをクリックすると指定が確定します。
確定後に差込データの範囲やタブ指定を変更したいときは、「差込」タブの「データソース」グループにある「詳細設定」をクリックしてください。「データソース」ダイアログが出ますので、設定を変更して [ OK ] ボタンをクリックしてください。
読み込むことのできるデータについて
本製品で読み込み可能なExcelファイルは、次のバージョンのExcelで作成されたブック形式ファイル（拡張子.xls）です。
Microsoft Excel 95/97/2000/2002(XP)/2003
Excel 2007 以降では、Excel 97-2003ブック形式で保存したファイルを使用してください。
以下のファイルは扱えません。
- ワークシートが含まれないExcelファイル
- 読み込みパスワードがかけられたExcelファイル
- テンプレートファイル
- アドインファイル
Excelで編集中のファイルを本製品で読み込むことはできません。Excelでファイルを閉じてから本製品で読み込みを行ってください。
本製品で読み込み可能なCSVファイルは、上記Excelで保存されたCSV形式のファイル（拡張子.csv）です。CSVデータを読み込む場合は、以下の条件が必要です。
- 項目間の区切りはカンマ(,)であること。
- データの終わりには改行コード（CRLF）が使用されていること。
- 項目内にカンマが含まれる場合は、項目全体がダブルクォーティション（"）で囲まれていること（例："12,345"）。
- 項目内にダブルクォーティション（"）が含まれる場合は、ダブルクォーティションでエスケープされ、かつ項目全体がダブルクォーティションで囲まれていること（例：""" 文字を囲む"""）。
差込データの解除
データの差込を解除するには、「差込」リボンの「データソース」グループで、「差込データ読み込み」の枠内クリックして、枠内の内容を削除してください。
差込順序
差込フィールド及び差込テーブルは、貼り付けた順に番号が付いています。差込データは、この番号の順にデータが差し込まれます。
差込データのは、先頭から開始して[左から右]→[上から下]の順で読み込まれます。
ここでは、Excelから次のようなデータを差し込みする場合で説明します。
差込フィールドには差込順序があります。差込順序は各差込フィールドの左上に表示されています。（図では青い四角で表示）
差し込みは必ず用紙PDF 内の差込順序の数字の小さい差込フィールドから実行されます。
単独の差込フィールドをひとつ作成し、Excel データを貼り付けてみます。Excel の最初のセル[A1] の内容が差し込みされます。
単独の差込フィールドでは、Excel の行内で後ろに有効なセルのない空セルと改行を無視します。
上図のExcel の場合は[A1]（1 行1 列目）のセルが有効で、次に有効なのは[A2]（2 行1 列目）のセルになります。
行内で有効なセルの前に現れる空のセルは、意味のあるセルと解釈して取り込みます。更に差し込み枠を追加すると以下のようになります。
単独の差し込み枠では、改行のみの行は無視します。上記の例では[B3]セルの次に4 行目のセルは差し込みされず[A5]セルの内容が差し込みされているのにご注意ください。
表形式の差込テーブルは、必ずExcel の行の先頭から行末（改行）までを1 行として取り込みを行います。この場合、行内の空のセルはすべて表の１要素として扱います。以下の例をご覧ください。
この例では、[A2]セルまで単独の差し込み枠を使い、その次には表形式の差込テーブルを使用しています。この場合2 行目の[B2][C2]セルの内容は取り込まれず、3 行目の［A3］セルから後ろの内容が4 行x4 列の表として取り込まれます。
このように、表形式の差込テーブルでは、改行のみの行も含めて行の先頭から枠の行数・列数分のデータを取り込みます。
用紙PDFをテンプレートに使った差込印刷とPDF出力
差込機能では、1 ページの用紙PDFを使って差し込まれたデータを差込フィールドに繰り返し表示する機能があります。
この機能を使うと、用紙PDFの1ページをテンプレートにしてひとつのデータから複数のPDFのページを作成することができます。
繰り返しを行うには、差込フィールドに「データリピート」の設定を行う必要があります。繰り返されるページは差込フィールドに「データリピート」が設定された1ページだけになります。PDFが複数ページある場合、「データリピート」のある最後のページのみが繰り返されます。その後のページに通常の差込フィールドがあっても、それらのページにはデータは差し込まれません。
差込順序の表示・非表示
標準設定では「メインビュー」に差込フィールドの差込順序を名札のように表示しています。差込順序の表示・非表示を指定できます。
設定の切り替えは、「表示」リボンの「表示」グループにある「差込順序」のチェックのオン・オフで行います。
差込順序の変更
差込フィールドの差込順序を変更することができます。
差込順序を変更したい差込フィールドを選択すると、「差込」リボンの「差込順序」に現在の差込順序番号が表示されまず。
差込順序番号の表示枠をクリックして番号を書き換えて [ Enter ] キーを押すと、差込順序が変更されます。
また、差込順序番号の表示枠右の ▲▼ をクリックすることで番号を増減することもできます。この場合、番号を増減すると、即座に表示に反映されます。
また、差込フィールド及び差込テーブルを順にクリックしていくことで、差込順序を変更することもできます。
「差込」リボンの［差込順序］グループにある「クリックで指定」をクリックします。
差込順序の色がオレンジに変わります。最初に差し込みたいフィールドから順にクリックしていきます。最後までクリックするか、他の部分をクリックすると設定を終了し、差込順序の色が青に戻ります。
全ページ差込モード
差込用のデータが差込フィールドより多い場合に、データリピートの設定にかかわらず強制的に全ページを複写しながら、差込データを最初のページから挿入していく差込方法を「全ページ差込モード」といいます。
「差込］リボンの「全ページ差込」をチェックすることで「全ページ差込モード」になります。
次の図は「全ページ差込モード」での差込データの挿入位置とページがどのように複写されるかを表しています。
「全ページ差込モード」では、何もデータが差し込まれないフィールドやセル（差し込みたくないセルを飛ばす）を実現するため、空行（改行のみ）または""のみの行がある場合、差し込まれる予定の差込フィールドを空白として扱います。
